Was ändert sich grundlegend ab dem 1.1.2012 in der Fremdlabor-Abrechnung?

Auch die Leistungen der zahntechnischen Fremdlabore sollen ab dem 1.1.2012 in die elektronische Abrechnung gegenüber den KZV'en einbezogen werden.

Die KZBV und der VDZI haben für die elektronische Übermittlung der Abrechnungs-Daten zwischen zahntechnischem Labor und Zahnarzt eine XML-Schnittstelle abgestimmt. Über diese Schnittstelle werden die Material- und Labordaten ab 2012 zusätzlich zur Papier-Rechnung elektronisch vom Labor an die Praxis übermittelt.

Wie ist der grundlegende Ablauf der Fremdlabor-Abrechnung?

Eine grundlegende Beschreibung des Ablaufs finden Sie schematisch hier.

Weitere Informationen finden Sie auf den Seiten des VDDS-FAQ.

Mein Labor hat Probleme bei der Erfassung der Auftragsnummer gemeldet? Was ist die Ursache?

Diese Probleme sind vermutlich darauf zurück zu führen, dass einige in Laboren eingesetzte Software nur bestimmte Formen der Auftragsnummer akzeptieren.

Die Hersteller der Praxisverwaltungssoftware wurden seitens der KZBV inzwischen mehrfach darauf hingewiesen, dass die Laborsoftware jede Form der von der Zahnarztpraxis übergebenen Auftragsnummer unverändert übernehmen muss. Diese Information liegt unseres Wissens auch den Herstellern der Laborsoftware vor.

Den Stand der Datensatzbeschreibung der KZBV vom 18.11.2011 finden Sie hier.

Kann die Praxis Probleme im Zusammenhang mit der Auftragsnummer klären?

Nein.
Bitte wenden Sie sich an Ihr zahntechnisches Labor. Das Labor möchte sich bitte diesbezüglich mit seinem Software-Hersteller in Verbindung setzen.
Auch die Computer konkret AG kann das Problem nicht klären, wir halten uns an die aktuellen Vorgaben der KZBV.

Welche Unterstützung bietet die Computer konkret AG zur Fremdlaborabrechnung?

Wie kann die Praxis Probleme bei der Übermittlung der Auftragsnummer umgehen?

Die Umsetzung der Anforderungen bezüglich Übermittlung von Fremdlabor-Rechnungen ist grundsätzlich in stoma-win und kfo-win durch eine manuelle Erfassungsmöglichkeit der Positionen gewährleistet.

Diese manuelle Erfassung in stoma-win und kfo-win ermöglicht die Abrechenbarkeit des Fremdlabors auch dann, wenn keine elektronischen Daten zur Verfügung stehen oder diese nicht verarbeitet werden können.

Muss das Labor zusätzlich zur Lieferung der XML-Datei die Papierrechnung an die Praxis liefern?

Ja.

Die gedruckte Rechnung ist und bleibt das bindende Dokument für Zahnarzt und Patienten.

Wie wird die elektronische Laborrechnung gekennzeichnet und verarbeitet?

Wie ist die Aufragsnummer aufgebaut?

Jede Praxisverwaltungssoftware muss Funktionen anbieten, mit denen die Datenlieferungen aus den Laboren eingelesen werden können.
Die korrekte Zuordnung zum Behandlungsfall wird über die eindeutige Auftragsnummer sichergestellt.

Bitte beachten Sie:

Die Auftragsnummer wird von der Praxisverwaltungssoftware definiert und ist in ihrem Aufbau für die Praxis uninteressant.Eine Prüfziffer am Ende der Auftragsnummer gewährleistet eine fehlerfreie Erfassung der Auftragsnummer in der Software des zahntechnischen Labors.
Die Auftragsnummer dient dazu, die vom Labor an die Zahnarztpraxis übermittelte XML-Datei eindeutig dem ursprünglich erteilten Auftrag zuzuordnen. Für andere Zwecke ist diese Nummer nicht vorgesehen. Die Bildung der Auftragsnummer liegt daher allein im Verantwortungsbereich des Herstellers der Zahnarztsoftware. Die Laborsoftware hat im Zusammenhang mit der Auftragsnummer keine weiteren Aufgaben als, die Erfassung der Auftragsummer anhand ihrer letzten Ziffer (Prüfziffer) zu überprüfen, sie in das vorgesehene XML-Datenfeld zu übertragen und sie als Präfixnamen für die zu liefernde XML-Datei zu verwenden.

Die von der Zahnarztsoftware zu bildende Auftragsnummer besteht prinzipiell aus den drei folgenden Hauptbestandteilen:
1. Standortidentifizierung der Praxis (Block 1 und 2)
2. Auftragsidentifizierung für die Praxis (Block 3,4,5)
3. Prüfziffer (Block 6)

Computer konkret erfüllt mit der gewählten Struktur der Auftragsnummer die Anforderungen der Schnittstellenspezifikation. Darüber hinaus ist die Auftragsummer

• für die Praxis transparent und einfach zuordenbar
• nach außen nicht interpretierbar und genügt den datenschutzrechtlichen Anforderungen

Da im Zeitalter der Berufsausübungsgemeinschaften immer häufiger innerhalb weniger Monate neue Nummern für denselben Praxisstandort vergeben werden, führt die Standortidentifizierung der Praxis anhand der "KZV-Nr.", "Zahnarzt-Nr." und "lfd. Nr. der Praxis" u.U. zu Problemen.

Weitere Informationen zur Auftragsnummer finden Sie in den Release-Notes.

Ist die elektronische Rechnung durch die Praxis zu prüfen

Ja.
Die sachliche Prüfung und Richtigstellung obliegt dem Praxisinhaber.

Bei Abweichungen setzen Sie sich bitte mit Ihrem zahntechnischen Labor in Verbindung.

Wie ist vorzugehen, wenn die Laborrechnung fehlerhaft ist und eine neue Rechnung vom Labor angefordert werden muss?

Das Labor muss Ihnen in diesem Falle eine neue Papier-Rechnung und eine neue Auftragsdatei unter Verwendung derselben Auftragsnummer zur Verfügung stellen.

Wie ist zu verfahren, wenn der Laborauftrag erfolgt, bevor eine Auftragsnummer vergeben werden kann?

Die Auftragsnummer muss in diesen Fällen schnellstmöglich an das Labor nachgeliefert werden.
Dies geschieht durch Anlage eines Fremdlaborauftrages und die damit verbundene Erzeugung der Auftragsdatei.

Falls die elektronische Übermittlung der Labordaten nicht möglich ist, wie erfolgt dann die Abrechnung der ZE-, KBR-, bzw. KFO-Labordaten?

Das Labor muss Ihnen in diesem Falle eine neue Papier-Rechnung und eine neue Auftragsdatei unter Verwendung derselben Auftragsnummer zur Verfügung stellen.

Welchen Komfort bietet das neue Modul "labor PLUS" als Option zu stoma-win und kfo-win?

Das neue Modul "labor PLUS" als Ergänzung zu stoma-win und kfo-win bietet Ihnen ein komfortables Einlesen der Auftragsdateien des Fremdlabors. Ein integriertes Validierungssystem sorgt dafür, dass nur geprüfte Belege zur Abrechnung an die KZV gelangen.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Für welche Praxen ist "labor PLUS" empfohlen?

Folgenden Praxen empfehlen wir "labor PLUS":

• Praxen, die regelmäßig mit einem Fremdlabor arbeiten (normalerweise zahnärztliche Praxen)
• Praxen, die ein gewerbliches Labor in der KFO über unsere Software abbilden
  (Export der Fremdlaboraufträge aus Labor-Mandant, Import der Laboraufträge in KFO-Mandant)
• KFO-Praxen, die in erheblichem Maße mit Fremdlabor arbeiten

Gibt es Sonderkonditionen für "labor PLUS"?

Ja.

Praxen, welche den komfortablen elektronischen Import von Fremdlabor-Rechnungen nutzen möchten, bieten wir "labor PLUS"

zum Einführungspreis von 160,- € statt 500,- €. Die Supportgebühr beträgt monatl. 5,- €.

Die Preisangaben verstehen sich zzgl. der gesetzl. MwSt., das Angebot gilt bis 31.3.2012.

Kunden, welche bereits vor Auslieferung des Updates "labor PLUS" erworben haben, erhalten "labor PLUS" automatisch mit dem Update auf die Version 8.0.11.X.

Hinweis für Praxen, die das neue Modul zunächst testen wollen
Computer konkret stellt allen Kunden im Rahmen des Supportvertrages "labor PLUS" als zeitlich befristete Testversion zur Verfügung. Der Testzeitraum beträgt 60 Tage. Dieser Zeitraum beginnt ab dem ersten Klick auf den Import-Schalter bei Fremdlaborbelegen.
Bitte beachten Sie, dass Sie "labor PLUS" lizenzieren müssen, wenn Sie länger als 60 Tage mit diesem Modul arbeiten möchten.

Weitere Fragen und Antworten zur Fremdlaborabrechnung...

...finden Sie auf der Seite des VDDS.